Do nákladov spoločnosti si v účtovníctve môžete zarátať využívanie vozidiel na služobné účely. Pozor na to, aby ste správne zdokladovali všetky vaše cesty. Na zdokladovanie slúžia kniha jázd a cestovné príkazy, pomocou ktorých zaevidujete každú jednu služobnú cestu. V prípade, že vozidlo využívate častejšie, bude oveľa jednoduchšie a praktickejšie viesť evidenciu elektronickou formou prostredníctvom počítačových programov.
Zaúčtovať je možné vozidlo spoločnosti i zamestnanca
Do nákladov vašej firmy môžete zaúčtovať využívanie rôznych dopravných prostriedkov. Najčastejšie ide o osobné vozidlá, či už firemné, alebo vo vlastníctve zamestnanca. Ak vozidlo vlastní priamo spoločnosť, je možné si zaúčtovať výdavky na pohonné hmoty podľa knihy jázd a náklady spojené s prevádzkou vozidla. V prípade využívania vozidla výhradne na služobné účely máte nárok na plný odpočet DPH. Pri účtovaní vozidla zamestnanca je do nákladov možné zahrnúť nielen pohonné hmoty, ale tiež cestovné náhrady a výdavky priamo súvisiace so služobnou cestou. Všetky náklady spojené s vozidlom je nutné zapisovať v knihe jázd. Jednoduchá kniha jázd v elektronickej forme je efektívnym spôsobom evidencie a následného účtovania. Všetky zostavy, cestovné príkazy a iné dokumenty sa dajú tlačiť priamo z elektronického systému. Odpadne vám zdĺhavé vypisovanie a sledovanie príkazov. Pri výbere programu na evidenciu jázd dbajte na to, aby bol program prehľadný a dal sa intuitívne ovládať. Takýmto programom je elektronická kniha jázd Speedy. V aplikácii Speedy je možné knihu jázd prepojiť priamo s programom na zadávanie cestovných príkazov.
Prehľadná evidencia cestovných príkazov
Neoddeliteľnou súčasťou knihy jázd býva vo väčšine prípadov cestovný príkaz. Cestovné príkazy je nutné vyplniť ešte pred začatím služobnej cesty zamestnanca. V cestovnom príkaze sa vyplňuje veľké množstvo údajov, čo značne časovo zaťažuje personalistu i zamestnanca samotného. Po skončení služobnej cesty vás opäť čaká vypĺňanie formulára, a to jeho druhej časti. V účtovníctve musia všetky údaje sedieť, a preto sa stáva, že sa príkaz často opravuje a prepisuje. Všetkým týmto peripetiám s papierovým cestovným príkazom predídete vďaka elektronickému príkazu v programe Speedy. Modul programu obsahujúci cestovné príkazy umožňuje ich rýchle vyplnenie a prípadné úpravy. Navyše sa v programe automaticky aktualizujú zákonom stanovené sadzby cestovných náhrad. Modul cestovný príkaz po prepojení s modulom kniha jázd ušetrí vašej firme čas a peniaze.
