Emailová komunikácia je dnes veľmi populárna, no veľa ľudí o nej prestalo premýšľať. Dôsledkom je bežné nedodržiavanie korešpondenčnej etikety, ale i niekoľko priestupkov, ktoré sa pri komunikácií s klientmi vôbec nehodia.
Vhodný štýl písma, jasný a stručný predmet správy
Pri písaní emailov dbajte na správny typ písma, pričom sa obvykle využíva Arial alebo Calibri a ideálna veľkosť je 10 až 12. Nezabúdajte na to, že emailová pošta je vašou vizitkou, a preto by ste si mali dať záležať i na tých najmenších detailoch. Pozornosť venujte aj osloveniu adresáta a nezabudnite správne vyskloňovať jeho meno. Pri písaní emailu je dôležitý predmet správy. Mal by byť pochopiteľne stručný a jasný. Ľudia sa na základe predmetu rozhodnú, či si správu prečítajú hneď alebo až neskôr. Túto položku teda nikdy nevynechávajte, pretože druhej strane ušetríte čas a pokiaľ si ju bude chcieť prečítať neskôr, podľa predmetu si nájde vašu správu oveľa skôr. Je to vlastne niečo ako nadpis emailu, ktorý by nemal nikdy chýbať.
Zabudnite na emócie
Čo sa týka emócií v emailoch, na tie by ste mali zabudnúť. Síce sa pocity vyjadria jednoduchšie písanou formou, v každom prípade je nevhodné viesť korešpondenciu pod vplyvom negatívnych emócií. Behom písania vašej správy sa teda vyhnite sarkazmu, neslušným slovám alebo hlúpym vtipom. Možno by ste si pripadali chytrejšie, ale adresát nemusí váš vtip či dané emócie pochopiť a tým riskujete nedorozumenie. Pokiaľ dostanete veľa emailov, snažte sa odpovedať na všetky! Udržíte si tak jednotnú líniu a žiadnemu z odosielateľov nebudú chýbať dôležité informácie. A to i v prípade, že vaša odpoveď bude jednoslovná, vždy je lepšie radšej odpovedať.
FOTO: © Elena Baryshkina / Dollar Photo Club